E-RECHNUNG
Erleben Sie zukunftssichere & gesetzeskonforme Rechnungsprozesse und maximieren Sie Effizienz und Sicherheit durch die gesetzeskonforme Digitalisierung Ihres Rechnungsprozesses.
In 24h zur Elektronischen Rechnung
Steigen Sie frühzeitig um und profitieren Sie von den Vorteilen der digitalen Rechnungsstellung!
Ab 2025 wird die Elektronische Rechnung gemäß der EU-Norm 16931 für alle B2B-Unternehmen in Deutschland verpflichtend. Durch die maschinenlesbaren und strukturierten Dateiformate ZUGFeRD und XRechnung erleichtert sie den Prozess der Rechnungsstellung und -verarbeitung, da sie automatisch erstellt, versendet und archiviert werden können. Nutzen Sie die Gelegenheit, Ihr Rechnungswesen rechtzeitig umzustellen, und profitieren Sie von einer zukunftssicheren, gesetzeskonformen Lösung, welche für eine schnellere und effizientere Abwicklung von Rechnungen, eine höhere Genauigkeit und eine Reduzierung von formalem Aufwand sorgt. Bereiten Sie Ihr Unternehmen jetzt auf die E-Rechnung vor!
Ab diesem Datum müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen und archivieren können. Obwohl Papierrechnungen und andere Formate noch bis Ende 2026 genutzt werden dürfen, wird der Vorrang der Papierrechnung aufgehoben. Andere elektronische Formate, wie PDFs, dürfen nur mit Zustimmung des Empfängers versendet werden.
An diesem Tag endet die Übergangsregelung zur Nutzung von Papierrechnungen und anderen elektronischen Formaten. Ab diesem Datum müssen alle Unternehmen auf E-Rechnungen umstellen, es sei denn, sie fallen unter spezifische Ausnahmeregelungen.
Unternehmen mit einem Jahresumsatz über 800.000 Euro müssen ab diesem Zeitpunkt ausschließlich B2B-E-Rechnungen versenden. Kleinere Unternehmen mit einem Umsatz unter dieser Schwelle können weiterhin andere Formate nutzen, und EDI-Verfahren bleiben erlaubt.
Ab 1. Januar 2028 endet die verlängerte Übergangsfrist für kleinere Unternehmen, die bisher noch Papierrechnungen nutzen durften. Ab diesem Datum sind nur noch die im Wachstumschancengesetz definierten Formate für die Erstellung und Übermittlung von E-Rechnungen zulässig. Alle Unternehmen müssen die neuen Anforderungen zwingend einhalten.
VORTEILE
Entdecken Sie die Vorteile der Umstellung auf die E-Rechnung: gesetzeskonform, effizient und sicher.
Kostensenkung
E-Rechnungen eliminieren die Notwendigkeit von Papier, Druck und Porto, was zu erheblichen Einsparungen führt. Zudem verringern sie den Personalaufwand und die Kosten für die physische Archivierung, da Rechnungen digital gespeichert werden können.
gesetzeskonformität
E-Rechnungen erfüllen internationale Standards wie die EU-Norm EN 16931 und sichern die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Dadurch sind Unternehmen nicht nur gesetzeskonform, sondern auch zukunftssicher und vorbereitet auf Prüfungen durch Finanzbehörden.
zEITEFFIZIENZ
Durch die Automatisierung & schnellere Zustellung der E-Rechnung entfallen manuelle Schritte wie der Postversand und die manuelle Erfassung. Dies führt zu einer deutlich schnelleren Bearbeitung und Zahlung, wodurch die Effizienz erheblich gesteigert wird.
fehlerreduktion
Die Automatisierung des Rechnungsprozesses minimiert manuelle Eingabefehler erheblich. Automatisierte Systeme prüfen die Daten in Echtzeit, was die Genauigkeit und Qualität der Rechnungsdaten deutlich verbessert.
sichere Archivierung
Die elektronische Archivierung von Rechnungen schützt vor physischen Schäden. Durch DMS-, ERP-, CRM- & Archivierungssysteme sind die Daten sicher gespeichert und jederzeit abrufbar, was langfristige Sicherheit garantiert.
cash-management
Die schnelle Bearbeitung und Zustellung von E-Rechnungen ermöglicht eine frühere Zahlungsabwicklung. Dies verbessert die Liquidität des Unternehmens und eröffnet die Möglichkeit, Skonti zu nutzen.
EINGANGSRECHNUNGEN MIT DOCUWARE
META BESCHREIBUNG
EINGANGSRECHNUNG
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AUSGANGSRECHNUNG
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GESETZESKONFORME DATEIFORMATE
Informieren Sie sich über den Aufbau und die Funktionen der E-Rechnungsformate ZUGFeRD und XRechnung gemäß EU-Norm und deutschem E-Rechnungsgesetz!
ZUGFeRD
X-RECHNUNG
- Hybrides Format: PDF/A-3 mit eingebetteten strukturierten Daten (XML)
- Maschinen- & Menschenlesbar
- Industrie & Gewerbe (B2B)
- Strukturierte Daten (XML Format)
- Maschinenlesbar
- Öffentliche Einrchtung (B2G)
ZUGFeRD
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Datenformat für den elektronischen Rechnungsaustausch, das ein PDF/A-3-Dokument mit einer eingebetteten XML-Datei vereint. Diese Kombination ermöglicht sowohl die manuelle Sichtprüfung als auch die automatisierte Verarbeitung. Durch die XML-Datenstrukturen werden wichtige Informationen wie Rechnungsbetrag, Rechnungsnummer und Fälligkeitstermine maschinenlesbar eingebettet, was eine nahtlose Integration in bestehende ERP-, DMS- und Buchhaltungssysteme ermöglicht. ZUGFeRD erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen, GoBD-Richtlinien und europäischen Standards für elektronische Rechnungen. Es bietet Unternehmen eine durchgängige elektronische Verarbeitung von der Rechnungserstellung bis zur Archivierung und Weiterverarbeitung. Damit ist ZUGFeRD das ideale Format für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen, das Fehler minimiert und gesetzeskonformität gewährleistet.
X-RECHNUNG
Die XRechnung ist ein XML-basiertes Format, das speziell für den elektronischen Austausch von Rechnungen mit deutschen Behörden entwickelt wurde. Sie steigert die Effizienz im öffentlichen Sektor und reduziert den Verwaltungsaufwand. Im B2G-Bereich (Business-to-Government) ist die Verwendung der XRechnung gesetzlich vorgeschrieben. Durch ihre vollständige Maschinenlesbarkeit und das Fehlen einer PDF-Komponente ist sie optimal für automatisierte Prozesse geeignet. Dies ermöglicht eine schnelle, fehlerfreie Verarbeitung von Rechnungen durch öffentliche Auftraggeber. Die XRechnung erfüllt die europäische Norm EN 16931 und ist somit auch für den grenzüberschreitenden Rechnungsverkehr innerhalb der EU geeignet. Sie beinhaltet Prüfmechanismen zur Gewährleistung der Sicherheit sowie Datenintegrität und kann über das Peppol-Netzwerk oder durch direkte Uploads in Behördenportale versendet werden.
UNSER SERVICE
In nur 24 Stunden zur E-Rechnung!
Erleben Sie, wie wir Ihren Rechnungsprozess unabhängig von Ihrer Unternehmenssoftware effizient und gesetzeskonform digitalisieren.
Beratung & Analyse
Wir beginnen mit einer detaillierten Beratung, um Ihre aktuellen Rechnungsprozesse und Systeme zu verstehen. Dabei erklären wir spezifischen Anforderungen und die geeigneten E-Rechnungsformate wie ZUGFeRD und XRechnung. Auch Ihre IT-Landschaft wird analysiert, um notwendige Anpassungen zu ermitteln.
Qualitätssicherung
Wir installieren und konfigurieren unsere E-Rechnungssoftware auf Ihren Systemen gemäß den gesetzlichen Vorgaben, insbesondere der EN 16931. Dabei richten wir alle erforderlichen Schnittstellen zu Ihren ERP- und Buchhaltungssystemen ein, um den reibungslosen Austausch von E-Rechnungen zu gewährleisten.
Qualitätssicherung
Nach der Konfiguration testen wir die Software umfassend, um die korrekte Erstellung, den Versand und Empfang von E-Rechnungen sowie eine reibungslose Funktionalität sicherzustellen. Dabei überprüfen wir die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen auf Bundes- und EU-Ebene.
Schulung & Einführungulung
Wir schulen Ihre Mitarbeiter in der Nutzung der neuen Software und Prozesse. Dabei beantworten wir Fragen und bieten praktische Übungen an, damit Ihr Team die neue Lösung effektiv einsetzen kann. Zudem erhalten Sie umfassende Benutzer- und Bedienungsleitfäden, die als wertvolle Referenz dienen werden.
Abschluss & Support
Abschließend führen wir einen finalen Check durch, um die einwandfreie Systemfunktionalität zu bestätigen. Unsere Experten stehen Ihnen auch danach für Anpassungen und Fragen zur Verfügung, damit die Software nahtlos in Ihren Arbeitsalltag integriert wird und Ihr Team davon profitiert.
FAQ & DOWNLOADS
Haben Sie haben noch Fragen zur E-Rechnung?
Finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen in unserem FAQ-Bereich und laden Sie sich unsere Whitepaper herunter.
Nein, eine PDF ist keine E-Rechnung. Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format vorliegen, das eine automatische Weiterverarbeitung ermöglicht. Ein PDF erfüllt diese Anforderungen nicht, da es keine strukturierten Daten im XML-Format enthält und daher nicht den Vorgaben der EU-Richtlinie 16931 für E-Rechnungen entspricht.
Die relevanten Gesetze und Vorschriften für die E-Rechnung betreffen vor allem die steuerliche Anerkennung. Wichtige Punkte sind:
- Zustimmung des Empfängers: Der Empfänger muss der elektronischen Übermittlung zustimmen, entweder explizit oder stillschweigend durch Bezahlung der Rechnung.
- Echtheit und Unversehrtheit: Die Identität des Rechnungsausstellers muss eindeutig und sicher sein, und die gesetzlichen Angaben dürfen nicht verändert werden.
- Kontrollverfahren: Ein betriebliches Kontrollverfahren zur Prüfung der Echtheit und Unversehrtheit der Rechnung ist erforderlich, idealerweise elektronisch, um Medienbrüche zu vermeiden.
- Datenspeicherung: E-Rechnungen und zugehörige Daten müssen ordnungsgemäß gespeichert werden, entweder durch Archivierung der E-Mails oder in einem Dokumenten-Management-System.
- Dokumentation bei Web-Download: Der Eingang von heruntergeladenen Rechnungen muss dokumentiert werden, wie in § 87a Abgabenordnung festgelegt.
Diese Vorgaben stellen sicher, dass die elektronische Rechnung den gesetzlichen Anforderungen entspricht und steuerlich anerkannt wird.
Eine E-Rechnung muss gemäß § 14 UStG folgende Pflichtangaben enthalten:
- Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
- Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Menge und Bezeichnung der gelieferten Gegenstände bzw. Art und Umfang der Leistung
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
- Nach Steuersätzen aufgeschlüsseltes Entgelt
- Entgelt, Steuerbetrag und ggf. Hinweis auf Steuerbefreiung
- Hinweis auf die Steuerschuld des Leistungsempfängers (falls zutreffend)
Zusätzlich erfordert § 5 der E-Rechnungsverordnung:
- Leitweg-Identifikationsnummer
- Fälligkeitsdatum der Rechnungssumme
- Zahlungsbedingungen und Bankverbindung
- De-Mail- oder E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers
Bei Kleinbeträgen (< 240€) gelten besondere Anforderungen.
E-Rechnungen müssen in Deutschland 10 Jahre lang aufbewahrt werden, genauso wie Papier- oder PDF-Rechnungen (§ 147 AO). Die Aufbewahrungsfrist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Die Rechnungen müssen in ihrem ursprünglichen Format elektronisch archiviert und während der gesamten Frist lesbar sowie maschinell auswertbar bleiben. Zudem ist eine revisionssichere Archivierung erforderlich, die sicherstellt, dass die Rechnungen unveränderlich, vollständig und jederzeit zugänglich sind. Ein Ausdruck und die Aufbewahrung in Papierform genügen nicht.
Elektronische Rechnungen müssen gemäß den gesetzlichen Vorgaben revisionssicher aufbewahrt werden. Die revisionssicher Archivierung muss sicherstellen, dass die Rechnungen unveränderbar, vollständig, sicher und jederzeit verfügbar sind. Zusätzlich müssen die Dokumente lesbar und maschinell auswertbar bleiben. Auch eine klare Verfahrensdokumentation ist erforderlich, um die Ordnungsmäßigkeit der Archivierung zu gewährleisten.
Es sollte sichergestellt werden, dass alle aufbewahrungspflichtigen Dokumente in Bezug auf Revisionssicherheit und GoBD folgende Kriterien erfüllen:
- Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit
- Verfügbarkeit
- Vollständigkeit
- Ordnungsmäßigkeit
- Sicherheit
- Zugriffsschutz
Die Verpflichtung zur E-Rechnung betrifft ausschließlich Leistungen zwischen Unternehmern (B2B), die beide im Inland ansässig sind. Dabei gelten Unternehmen als im Inland ansässig, wenn sie ihren Sitz, ihre Geschäftsleitung, eine Betriebsstätte, oder mindestens ihren Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt in Deutschland haben. Die Regelung betrifft sowohl Haupt- als auch Nebenerwerbsunternehmen und ab 2028 auch Kleinunternehmer. Umsätze an private Endverbraucher (B2C) und grenzüberschreitende B2B-Umsätze sind derzeit nicht betroffen.
Faktura.AI gewährleistet eine reibungslose Projektdurchführung durch einen strukturierten Ansatz in vier Phasen:
- Planung: Ziele definieren, Zeitplan erstellen, Ressourcen zuweisen und Herausforderungen analysieren, um das Projekt individuell an Ihre Bedürfnisse anzupassen.
- Briefing: Wir stellen sicher, dass alle Beteiligten die Ziele, Erwartungen und Probleme verstehen, um eine klare Kommunikation und effektive als auch erfolgreiche Zusammenarbeit zu gewährleisten.
- Ausführung & Implementierung: Kontinuierliche Qualitätskontrollen und Anpassungen sichern einen reibungslosen Verlauf. Die Softwarelösungen werden konfiguriert und individuell angepasst, während ein erfahrenes Team von Experten Unterstützung bietet.
- Nachbesprechung: Reflexion und Evaluierung des Projekterfolgs sowie Überprüfung von Methoden und Prozessen. Nach der Implementierung erfolgen umfassende Schulungen für die Anwender. Faktura.AI bietet zudem regelmäßigen Support um fortlaufende Unterstützung und eine nachhaltigen Mehrwert für Sie zu gewährleisten.
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